Als HR en Finance langs elkaar heen praten, kost dat je elke maand tijd

Bijna elke organisatie met meer dan vijftig medewerkers heeft twee systemen die over dezelfde mensen gaan en niet met elkaar praten. Het ene weet wie er in dienst is, wat ze verdienen en wanneer ze vrij zijn. Het andere weet wat dat kost en of het klopt. Tussen die twee zit een niemandsland, en daar verdwijnt elke maand een stukje van je tijd in. Dit stuk gaat over dat niemandsland: waarom het ontstaat, wat het kost, en hoe je het dichtrijdt zonder je halve administratie overhoop te halen.

Het probleem zit niet in je software, maar in de ruimte ertussen

Als er iets misgaat tussen HR en finance, is de eerste reflex vaak om naar de software te kijken. Voldoet het pakket nog wel? Moeten we niet eens rondkijken? Meestal is dat de verkeerde vraag. De HR-software doet prima wat hij moet doen, en het financiële pakket ook. Het probleem ontstaat op de grens, waar gegevens van het ene systeem naar het andere moeten en dat met de hand gebeurt.

Herken je een paar van deze situaties, dan zit je precies op die grens:

• Een nieuwe medewerker wordt drie keer ingevoerd: in HR, in de salarisadministratie en in het financiële pakket. Drie keer dezelfde gegevens, drie kansen op een typefout.
• De salarisjournaalpost gaat handmatig het grootboek in, meestal een paar dagen later dan je zou willen, en iemand moet controleren of het bedrag klopt.
• De personeelskosten per afdeling kloppen aan het eind van de maand niet met wat HR erover zegt, en niemand weet meteen waar het verschil zit.
• Een contractwijziging of een gewijzigd verlofsaldo is in het ene systeem verwerkt en in het andere nog niet.
• Niemand kan zonder drie exports te draaien zeggen wat een fte deze maand werkelijk heeft gekost

Geen van deze dingen is een ramp op zichzelf. Bij elkaar opgeteld zijn ze een sluipend tijdverlies dat je gewend bent geraakt, zoals je gewend raakt aan een deur die klemt. En net als bij die deur merk je pas hoeveel het scheelde toen hij eenmaal soepel liep.

“Het probleem is zelden je software. Het is de ruimte ertussen, en deze is te overbruggen!” 

Wij zijn expert in AI: Administratie en Integratie

Dat is een woordgrapje, en we bedoelen het serieus. Als iemand ons vraagt of we “iets met AI” doen, is het eerlijke antwoord: ja, maar niet op de manier die je bedoelt. Waar wij ons in onderscheiden is niet kunstmatige intelligentie, maar twee andere dingen die toevallig ook met een A en een I beginnen: administratie en integratie. Wij weten hoe een administratie in elkaar zit, en we weten hoe je systemen aan elkaar knoopt zodat gegevens er maar één keer in hoeven. Dat klinkt minder spannend dan een AI-belofte. Het levert alleen meer op.

En die andere AI dan?

Die bestaat ook, en hij zit gewoon in het platform. Visma bouwt kunstmatige intelligentie in Visma Net: factuurherkenning, boekingsvoorstellen, het automatisch signaleren van afwijkingen. Handige functies, die je werk echt lichter maken. Maar ze werken alleen goed als de basis klopt. Een model dat rommelige data binnenkrijgt, geeft rommelige voorstellen terug, en dan zet je die functie na twee weken weer uit.
Daar zit precies ons werk. Wij zorgen dat de inrichting klopt en de koppelingen betrouwbaar zijn, zodat de slimme functies ook echt iets voor je doen. De administratie en de integratie eerst; de kunstmatige intelligentie daarbovenop. In die volgorde, want andersom werkt het niet.

Eén platform voor twee werelden

De oplossing voor dat niemandsland is geen nieuw pakket, maar een verbinding. Peple is één cloudplatform voor HR, salaris én financiële administratie. De HR-kant en de financiële kant zijn allebei op zichzelf sterk. Wat het verschil maakt, is dat ze met elkaar praten.

Concreet betekent dat het volgende. Een mutatie die je in HR invoert — een nieuwe medewerker, een salariswijziging, een uur meer of minder — loopt door naar de salarisverwerking en vandaar automatisch naar het grootboek, op de juiste kostenplaats. Geen export, geen tussenbestand, geen collega die het overtypt. Je maandafsluiting wordt korter omdat de journaalposten er al staan. En je stuurinformatie klopt op de dag zelf, in plaats van halverwege de volgende maand als iedereen alweer met andere dingen bezig is.

Aan de HR-kant staan de dingen die je verwacht: loonstroken en mutaties, verlof en verzuim, contracten en uren. Aan de financiële kant een grootboek dat direct klopt, geen dubbele invoer, en realtime stuurinformatie. De brug ertussen is waar wij het verschil maken — want een platform dat de twee kanten kán verbinden, is nog geen platform waarin ze ook daadwerkelijk verbonden zíjn. Dat laatste is inrichtingswerk, en dat is ons vak.

Integratie is geen abstractie

“Wij koppelen je systemen” is makkelijk gezegd. Daarom maken we het concreet. Visma Net heeft meer dan honderdvijftig standaardkoppelingen, en als de jouwe daar niet bij zit, bouwen we hem. Dat kunnen we beloven omdat we een eigen ontwikkelteam in dienst hebben — we hoeven niet te wachten op de roadmap van een leverancier. Een paar voorbeelden van wat we in de praktijk aansluiten, en wat het oplost:

• Kassa en POS. Dagomzet, betaalwijzen en kasverschillen komen automatisch in het grootboek, per filiaal. Voor retail, horeca en groothandel.
• Patiënt- en cliëntsystemen. Declaraties en cliënturen landen op de juiste kostenplaats en het juiste project. Voor zorg en welzijn.
• WMS en voorraad. Voorraadwaardering en marge per artikel kloppen zonder handmatige correcties. Voor de groothandel.
• Planning en workforce management. Geplande en gewerkte uren komen één keer binnen en gaan zowel naar de salarisverwerking als naar het project. Voor service en installatie, en voor de zorg.
• ScanView. Documentherkenning en digitale factuurverwerking, voor elke organisatie met veel inkoopfacturen.

Staat jouw systeem er niet bij? Vertel ons welk systeem het is. In negen van de tien gevallen hebben we het al eens gekoppeld.

Thuis in jouw sector

Elke branche heeft zijn eigen administratieve eigenaardigheden. Dat zijn niet de dingen die in een softwarebrochure staan, maar wel de dingen waar je maandelijks tijd aan verliest. Hieronder wat wij tegenkomen in de sectoren waarin we thuis zijn — en hoe wij het oplossen.

Financiële dienstverlening en accountantskantoren

Meerdere administraties naast elkaar, een fiscale eenheid, intercompany-boekingen en consolidatie, en dat allemaal voor klanten die zelf ook nog hun eigen inrichting willen. Wij weten hoe je dat opzet zonder per klant het wiel opnieuw uit te vinden. Heb je ook een salaristak, dan is de koppeling tussen die tak en de financiële administratie precies waar wij goed in zijn.

(Groot)handel

Je stuurt op marge per artikel en op voorraadwaardering, niet op een jaarcijfer. Dat betekent dat je WMS, je scanning en je webshop het grootboek moeten voeden zonder tussenkomst. Wij koppelen die keten en zorgen dat je voorraadpositie en je administratie hetzelfde verhaal vertellen.

Zorg en welzijn

Financiële verantwoording in de zorg is voor de helft administratie en voor de helft verantwoorden aan derden: zorgkantoren, gemeenten, subsidiegevers. Dat vraagt een grootboek dat op meerdere assen tegelijk kan rapporteren. Wij richten dat zo in dat je verantwoording een rapportage is en geen project.

Retail

Elke dag sluiten er kassa’s af op meerdere locaties, en elke dag moet dat kloppen in één administratie. Wij koppelen je kassasysteem aan het grootboek zodat de dagafsluiting automatisch verwerkt wordt, per filiaal en per betaalwijze. Ook de piekbezetting rond feestdagen loopt dan gewoon door naar de salarisverwerking.

Service en installatie

Onderhanden werk is hier de klassieke hoofdpijn: uren en materiaal zitten in het ene systeem, de facturatie in het andere, en de projectmarge blijkt pas achteraf. Wij zorgen dat uren één keer worden geregistreerd en zowel naar de salarisadministratie als naar het project gaan.

Cultuur en podium

Een productie is een project met een eigen begroting, eigen subsidievoorwaarden en een bezetting die per week verschilt. Dat vraagt een administratie die per productie kan rapporteren én een salarisverwerking die overweg kan met korte contracten en freelancers. Wij hebben dat vaker ingericht dan je zou verwachten.

Nog aan het werk in AccountView of Exact Multivers?

Dan ken je het gevoel: het werkt, iedereen weet hoe het werkt, en tegelijk loop je er elke maand een beetje meer tegenaan. Uitstellen is begrijpelijk, want een migratie voelt als een risico. In de praktijk zijn het bijna altijd dezelfde vijf zorgen die mensen tegenhouden — en op alle vijf is een nuchter antwoord.

“Onze historie gaat verloren”

Je historische gegevens gaan mee. We spreken vooraf af hoeveel jaar je overneemt en in welke vorm, van volledige boekingsdetails tot samengevatte openingsbalansen, en je ziet het resultaat in een testomgeving voordat we live gaan.

“Mijn team kan hier niet mee overweg”

Wij leiden je team op in hun eigen inrichting, niet in een demo-omgeving. Dat is de reden dat de meeste vragen na twee weken al gestopt zijn: mensen werken met hun eigen gegevens en herkennen wat ze zien.

“We liggen een week stil”

Dat gebeurt niet. We draaien parallel en zetten om op een moment dat jij kiest, doorgaans rond een periode-afsluiting, zodat de overgang samenvalt met een natuurlijk breekpunt in je administratie.

“Onze koppelingen werken dan niet meer”

Die inventariseren we vóór de start. Wat standaard kan, gaat standaard. Wat maatwerk nodig heeft, bouwt ons eigen ontwikkelteam, zodat je niet halverwege ontdekt dat een cruciale verbinding ontbreekt.

“We hebben er geen tijd voor”

Het meeste werk ligt bij ons. Wat we van jou nodig hebben, is een paar uur per week van iemand die weet hoe jullie administratie in elkaar zit. Wij kennen die overstap van binnenuit. Een groot deel van onze 3.500 klanten kwam ooit uit AccountView of Multivers, dus we weten niet alleen hoe de migratie technisch werkt, maar ook waar mensen in de praktijk op vastlopen. Autotaalglas is daar een voorbeeld van: een overstap van AccountView, met veel maatwerk voor centraal debiteurenbeheer over vijfenzestig franchisevestigingen, uiteindelijk gerealiseerd in Visma Net Financials. De complexiteit is meeverhuisd in plaats van gesneuveld bij de overstap.